Cas d’usage : ce qu’une PME peut confier à l’automatisation

L’échéance dépassée est détectée. Chaque matin, les factures ouvertes sont lues dans votre logiciel de facturation.

Les paiements récents sont rapprochés. Les avis de la banque (fichier camt.054) ou l’export des paiements sont vérifiés, pour ne pas relancer un client qui a payé la veille.

Le contexte client est consulté. Réclamation en cours, arrangement de paiement noté, facture contestée : le CRM indique s’il faut relancer ou attendre.

Le rappel est préparé selon le niveau. Premier rappel courtois, deuxième plus ferme, avec la QR-facture jointe à nouveau et le solde à jour.

L’envoi suit vos règles. Le premier rappel peut partir seul pour les clients réguliers ; les suivants attendent une validation.

La signature déclenche l’ouverture. Le retour de la lettre de mission, par e-⁠mail ou par signature électronique, lance le workflow sans autre manipulation.

La fiche est créée dans le CRM. Pour une société inscrite, raison sociale, numéro IDE, forme juridique et adresse sont repris de Zefix ; les prestations convenues, de la lettre de mission.

Le dossier est structuré. Votre arborescence habituelle est créée : comptabilité, TVA, salaires, impôts, correspondance.

Le mandant reçoit la liste des pièces. Il sait ce qu’il doit fournir, par exemple le dernier bilan, le plan comptable et le numéro TVA, et dispose d’un lien de dépôt.

Chaque pièce reçue est cochée. Le collaborateur voit où en est le dossier sans avoir à demander ; ce qui manque est relancé selon votre calendrier.

Les cartes sont photographiées. Sur le stand ou le soir même, chaque carte est prise en photo avec une note vocale de quelques secondes, par exemple : « intéressé par la maintenance, rappeler en mars ».

Cartes et notes sont lues. Nom, fonction, entreprise, téléphone et e-⁠mail sont relevés sur la carte ; la note vocale est transcrite et résumée en une ligne.

Les doublons sont écartés. Un contact déjà présent dans le CRM est complété, pas recréé, et l’entreprise est rattachée à sa fiche existante.

Un e-⁠mail de suivi est préparé. Il rappelle la rencontre et le sujet évoqué, dans la langue du contact, et attend l’envoi du commercial.

Le rappel est planifié. La date dite dans la note devient une tâche dans le CRM, au nom du commercial.

Les chiffres sont lus à la source. Nouvelles demandes par canal, offres envoyées, acceptées ou en attente, factures ouvertes : chaque valeur est reprise telle quelle du logiciel qui la détient.

Les écarts sont repérés. La semaine est comparée à la précédente et aux seuils que vous avez fixés, par exemple une offre importante restée sans suite.

Le commentaire est rédigé. Quelques phrases disent ce qui a changé et ce qui attend une décision, sans recalculer aucun chiffre.

Le rapport est envoyé. Un e-⁠mail ou un message Teams, lisible sur téléphone, avec un lien vers chaque source.

Le restaurant transfère la facture. Le PDF du grossiste arrive dans la boîte de la fiduciaire ; l’adresse d’envoi suffit à reconnaître le restaurant.

L’IA sépare les taux de TVA. Denrées au taux réduit, boissons alcoolisées au taux normal : les montants sont séparés par taux de TVA, puis additionnés pour vérifier le total.

La facture rejoint le bon mois. Elle est rangée dans le dossier du restaurant, au mois de la facture ; un exemplaire déjà reçu par courrier est écarté.

Deux taux, une écriture en attente. Une écriture ventilée sur les deux taux attend dans le logiciel comptable, avec le PDF joint.

Les cas inhabituels sont mis de côté. Grossiste inconnu, avoir, facture sans numéro TVA : le cas part chez le collaborateur au lieu d’être comptabilisé.

Le prospect coche ses lots. Sur la page de la promotion, il indique les lots qui l’intéressent et laisse un message.

L’IA situe son projet. Elle relève le type de lot recherché, le calendrier du prospect au regard de la livraison et son financement, s’il l’évoque.

La fiche est reliée aux lots. Une fiche est créée et reliée à chaque lot cité, ce qui donne, lot par lot, la liste des intéressés.

Le courtier de la promotion est prévenu. Il reçoit la fiche, les lots demandés et les questions encore ouvertes.

Plans et descriptifs lui sont envoyés. Le prospect reçoit le plan et le descriptif des lots cités, avec les dates des prochaines portes ouvertes.

Le pli recommandé est scanné. Il contient l’autorisation de procéder délivrée après l’échec de la conciliation.

Le dossier du litige est retrouvé. Le nom du demandeur et la référence de l’autorité renvoient au dossier ouvert pour ce litige de bail.

L’autorisation rejoint la procédure. Elle est classée dans la rubrique procédure du dossier, datée du jour de sa réception.

La durée de validité est relevée. Parties, date de notification et délai de validité de l’autorisation sont notés, chacun avec la phrase qui le mentionne.

Une tâche de dépôt est proposée. L’avocat reçoit « Déposer la demande au tribunal », avec une échéance proposée et marquée à confirmer.

Les photos de grêle arrivent. Sur WhatsApp, quatre photos du capot et du toit, avec une question : « C’est réparable sans peinture ? »

L’IA reconnaît un dégât de grêle. Elle relève les éléments touchés visibles et demande si le sinistre est annoncé à l’assurance casco.

La demande rejoint la liste grêle. Elle s’ajoute aux dégâts de grêle en attente dans votre logiciel de garage, photos et numéro de sinistre joints.

Le client sait quoi apporter. Il apprend que la méthode de réparation se décide à l’atelier, et ce qu’il doit apporter : permis de circulation et numéro de sinistre.

Un créneau d’estimation est réservé. Les créneaux d’estimation de la semaine lui sont proposés ; sa réponse réserve l’un d’eux.