Agent documentaire
Interrogez vos documents, l’agent IA cite ses sources
Posez votre question en français courant : l’agent cherche dans vos dossiers partagés et répond en renvoyant au document et à la page. Vous vérifiez sans fouiller.
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Répondre
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Devis chiffré par vous
Scénario illustratif
Retrouver un prix pratiqué, avec ses conditions
Dans une menuiserie vaudoise, un chef de projet prépare une offre pour une rénovation d’immeuble. Il pose sa question dans Teams.
Ce qui arrive
Laurent, chef de projet, dans Microsoft Teams
Quel prix avons-nous appliqué pour des fenêtres bois-métal lors de nos dernières rénovations d’immeubles, et avec quelles conditions de paiement ?
Ce que l’agent prépare
Réponse de l’agent
- Source 1
- Offre 2025-114, rénovation rue du Collège, page 3, poste 4.2
- Source 2
- Offre 2025-162, immeuble Les Tilleuls, page 2, poste 3.1
- Écart signalé
- La seconde offre inclut la dépose des anciens cadres, la première non
- Limite
- Aucune facture finale liée à ces offres dans les sources connectées. Les prix réellement facturés ne sont pas vérifiés
L’agent ne calcule pas le nouveau prix. Il donne les références et ce qui les distingue ; le chef de projet ouvre les deux offres et chiffre.
Le problème
L’information existe, quelque part dans un PDF
Des années d’offres, de contrats et d’échanges sont rangées dans des dossiers partagés dont la logique dépend de qui les a créés. Pour retrouver un prix pratiqué ou une clause, on ouvre les fichiers un par un, ou on demande à la collègue qui s’en souvient. Quand elle est en vacances, on refait le travail de zéro.
Ce qu’on observe
- Une recherche par mot-clé qui échoue sur un synonyme
- Une offre recalculée alors qu’un cas presque identique existe
- Une personne qui sert de mémoire à toute l’entreprise
- Trois versions du même contrat, sans savoir laquelle a été signée
- Des nouveaux collaborateurs qui ne savent pas où chercher
Étape par étape
Recherche documentaire par IA : trouver, puis citer
Techniquement, c’est ce qu’on appelle un RAG : l’agent cherche d’abord les passages pertinents dans vos documents, puis rédige sa réponse à partir de ces passages.
Rassembler
Vos dossiers, tels qu’ils sont
Nous connectons les dossiers utiles là où ils se trouvent, que ce soit SharePoint, Google Drive, un serveur de fichiers ou des e-mails archivés, et seulement ceux-là. Les documents scannés passent par la reconnaissance de texte (OCR).
Indexer
Des passages, avec leur contexte
Chaque document est découpé en passages, et chaque passage garde son contexte : client, date, type de document, version. L’index est mis à jour régulièrement, ou à chaque modification quand la source le permet.
Répondre
Une question en français, une réponse sourcée
« Quel prix avons-nous appliqué pour ce type de chantier ? » L’agent cherche par le sens et par les termes exacts, comme un numéro de contrat ou un nom de client. Sa réponse renvoie au document, à la page et au passage utilisés. Il est réglé pour signaler les sources contradictoires et répondre « pas trouvé » plutôt que compléter ; la source citée permet de le vérifier.
Préparer
Une base de travail pour votre devis
Sur demande, l’agent rassemble les offres comparables avant un nouveau devis, ou résume un dossier avant un rendez-vous. Le chiffrage et l’avis restent chez vous.
Devis chiffré par vous
Validation humaine
Ce que l’agent lit, ce qui passe par vous
L’agent consulte vos documents. Il ne décide de rien, et ce qui sort de l’entreprise passe par une personne.
Usage interne
L’agent répond directement aux questions de l’équipe, toujours avec la source. La personne qui pose la question ouvre le passage avant de s’en servir.
Validation
Ce qui est destiné à l’extérieur, comme une base de devis ou un résumé pour un client, est relu par une personne avant d’être envoyé ou repris.
Autonomie supervisée
Possible pour des questions récurrentes de clients, à partir d’une liste fermée de documents validés : conditions générales, fiches produits, horaires. Chaque réponse est conservée avec sa source.
Garde-fou
Lecture seule
L’agent lit vos documents ; il ne les modifie, ne les déplace et ne les supprime pas. Vos dossiers restent la référence.
Mesure
Vos questions, vos réponses
Mesurer sur vos propres questions
Avant le lancement, vous rédigez une liste de questions réelles avec leur bonne réponse. C’est l’examen que l’agent doit passer, et repasser à chaque changement.
- Exactitude des sources
- part des réponses que le passage cité confirme
- Temps de recherche
- mêmes questions, avec et sans l’agent
- Questions sans réponse
- revues avec vous, elles révèlent les documents manquants
- Préparation d’une offre
- temps estimé par les personnes qui la rédigent
Sources connectées
Où sont vos documents aujourd’hui
- Stockage
- SharePoint / OneDrive
- Google Drive
- Serveur de fichiers ou NAS
- Dropbox
- Formats
- PDF, y compris scannés
- Word et Excel
- E-mails archivés
- Types de documents
- Contrats et avenants
- Offres et devis
- Procès-verbaux et notes de dossier
- Où poser la question
- Microsoft Teams
- Slack
- Page web interne
- Logiciels métier
- Export de votre ERP
- Logiciel de gestion documentaire (GED)
- Base d’offres
Note Exemples. Pendant l’audit, nous vérifions quelles sources sont accessibles et comment : connecteur, API ou export régulier.
Données et hébergement
Documents sensibles : où l’index est stocké
C’est l’agent qui touche aux documents les plus sensibles : contrats, dossiers de clients, parfois des salaires ou des données de santé. Nous commençons par délimiter ce qui est indexé et ce qui ne l’est pas. L’index, la version découpée de vos documents, est stocké là où nous en convenons : hébergement en Suisse, ou sur vos propres serveurs.
Le modèle qui formule la réponse ne reçoit que les passages retrouvés pour la question, jamais l’index entier ; il se choisit selon ce que ces passages peuvent contenir. Pour les professions soumises au secret professionnel, un modèle installé sur site est possible, à valider avec votre conseil juridique.
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Tarifs publiés
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur l’agent documentaire
L’agent peut-il inventer une réponse ?
Un modèle de langage peut se tromper, même avec de bonnes sources. D’où la citation systématique : la réponse sert de piste, le passage cité fait foi. Pour toute décision, on ouvre la source.
Une partie de nos archives est scannée. L’agent peut-il les lire ?
En général, oui, grâce à la reconnaissance de texte. La qualité dépend du scan : un document manuscrit ou très abîmé sera mal lu. Nous testons sur un échantillon de documents que vous choisissez, avant de chiffrer le projet.
Faut-il réorganiser nos dossiers avant de commencer ?
Non. L’agent travaille avec vos dossiers tels qu’ils sont. Les questions restées sans réponse montrent souvent ce qui mériterait d’être mieux rangé, mais ce n’est pas un prérequis.
Qui peut interroger quels documents ?
Nous reprenons les droits d’accès de vos outils quand c’est possible, sinon nous créons des espaces séparés : direction, comptabilité, projets. Le principe : une personne n’obtient pas de réponse tirée d’un document qu’elle ne pouvait pas ouvrir.
L’agent peut-il rédiger un devis ?
Il prépare une base : offres comparables, prix pratiqués, conditions, écarts entre les cas. Le chiffrage final et la décision d’envoyer restent chez vous.
Prochaine étape
Apportez les questions de votre équipe.
Pendant l’audit, nous regardons où se trouvent les réponses aujourd’hui et ce qu’il faudrait connecter pour que l’agent les retrouve, source à l’appui.