IA pour régies immobilières

Régies immobilières : les dossiers arrivent complets chez le gérant

Q: Nos demandes arrivent surtout par les portails immobiliers. Est-ce que cela fonctionne ?

Les portails transmettent en général les demandes par e-mail, dans un format répétitif, ce qui les rend faciles à lire automatiquement. La liste exacte de vos sources, et la façon de les capter, est établie pendant l’audit.

Demandes de visite, prospects acheteurs, candidatures, e-⁠mails de locataires : l’IA trie et qualifie ce qui arrive dans votre régie ou agence immobilière en Suisse romande, tient le CRM à jour et prépare les réponses. Le choix du locataire reste à vos gérants.

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Le quotidien

Où partent les heures d’une régie

La gérance se joue sur le terrain et au téléphone, mais ce sont les e-⁠mails qui prennent les heures.

Un logement publié, une boîte qui déborde
Ce que ça coûte en attention : Chaque annonce attire des messages qui posent les mêmes questions : disponibilité, animaux, place de parc, date de visite. Les réponses se font une par une, souvent en fin de journée.
Des dossiers de candidature incomplets
Ce que ça coûte en attention : Extrait des poursuites manquant ou trop ancien, fiches de salaire absentes, permis oublié : le gérant découvre les manques en ouvrant le dossier, puis relance.
Des prospects acheteurs qui refroidissent
Ce que ça coûte en attention : Une demande d’achat arrive le samedi par le site, le courtier la découvre le lundi. Entre-temps, le prospect a écrit à d’autres agences.
Les e-⁠mails de locataires, tous dans la même pile
Ce que ça coûte en attention : Une fuite, une question sur le décompte de chauffage, une demande de place de parc et une résiliation arrivent dans la même boîte. L’urgence se repère à la lecture, quand quelqu’un a le temps de lire.

Scénarios types

De la demande au dossier : ce qu’une régie peut automatiser

Location et vente n’ont pas le même rythme. Ces quatre scénarios couvrent les deux, du premier message jusqu’au dossier prêt pour une décision humaine.

Prospect acheteur : du formulaire au rappel du courtier

Départ
Un prospect remplit le formulaire d’un bien à vendre
ExempleFormulaireReçue
Demande de documentationPortail immobilier, par e-⁠mail
Nom
Sophie Rey
E-⁠mail
s.rey@exemple.ch
Bien
Villa mitoyenne 5,5 pièces · Épalinges · réf. EX-3082
Message
Nous vendons notre appartement de Renens et cherchons une maison pour l’été prochain. Pouvez-vous m’envoyer la documentation ?
Reçue samedi à 16 h 12.
outil : Formulaire
Le formulaire est reçu
Coordonnées, bien consulté et message libre arrivent du site de l’agence ou d’un portail immobilier, par e-⁠mail.
outil : IA
L’IA qualifie le projet
Résidence principale ou investissement, financement évoqué, bien à vendre au préalable, échéance : ce que le message dit est relevé, ce qu’il ne dit pas devient une question à poser.
outil : CRM
La fiche CRM naît ou s’enrichit
Une fiche naît dans le CRM, ou l’existante s’enrichit : bien consulté, portail d’origine, niveau selon votre grille de qualification.
outil : Notification
Le courtier est prévenu
Une synthèse de trois lignes arrive sur le téléphone du courtier chargé du bien, avec un accès direct à la fiche.
outil : E-⁠mail
Le prospect reçoit la documentation
Le prospect reçoit la documentation, une réponse tirée de la fiche du bien et les points qui restent à préciser, par exemple le financement.
Validation humaine
Les modèles d’e-⁠mail sont validés par l’agence avant la mise en service. Une offre chiffrée, une question juridique, un prospect déjà suivi par un collègue ou une question à laquelle la fiche ne répond pas : la demande attend le courtier.
Résultat
Le courtier rappelle en connaissant déjà le projet et le financement, même pour une demande arrivée un samedi.
ExempleMessageEnvoyée
Notification · au courtier du bien
Sophie Rey · villa EX-3082, Épalinges
Résidence principale ; vend d’abord son appartement à Renens
Échéance : l’été prochain · financement à demander au rappel
La fiche CRM est créée. La documentation part au prospect avec un modèle validé par l’agence.

Autres scénarios du secteur

Demandes de visite : réponses tirées de l’annonce, créneaux à l’agenda

Départ
Un intéressé écrit au sujet d’un logement publié
outil : E-⁠mail
Les questions de l’annonce sont traitées
outil : Agenda
Des créneaux sont proposés
outil : Agenda
L’inscription entre à l’agenda
outil : SMS
Un rappel part la veille
outil : Notification
La liste des inscrits est transmise
Validation humaine
Le gérant ouvre les plages de visite et valide une fois les réponses types. Ce que l’annonce ne couvre pas, comme une question sur le montant du loyer ou une visite hors plage, lui revient.
Résultat
Les questions d’annonce trouvent leur réponse le soir même, et la personne qui fait visiter sait qui l’attend devant l’immeuble.

Le détail des 5 étapes

Les questions de l’annonce sont traitées. Disponibilité, loyer charges comprises, animaux, place de parc : la réponse reprend ce que dit la fiche du bien, sans rien y ajouter.
Des créneaux sont proposés. Visite individuelle, ou visite groupée pour un logement très demandé, selon les plages ouvertes par le gérant ou le concierge.
L’inscription entre à l’agenda. L’intéressé choisit une plage ; son nom et son téléphone s’ajoutent au créneau, et une plage complète disparaît des propositions.
Un rappel part la veille. Il redonne l’adresse, l’heure et le nom de la personne qui fait visiter, avec, si vous le souhaitez, la liste des pièces d’un dossier de candidature.
La liste des inscrits est transmise. Le matin de la visite, le gérant ou le concierge reçoit les inscrits par créneau, avec leurs coordonnées.

Dossier de candidature : chaque pièce exigée, à jour et lisible

Départ
Un candidat envoie son dossier après la visite
outil : E-⁠mail
Les pièces sont réceptionnées
outil : IA
L’IA vérifie la présence des pièces
outil : IA
Les dates et les noms sont contrôlés
outil : E-⁠mail
Le candidat reçoit la liste des manques
outil : Documents
Le gérant reçoit un dossier complet
Validation humaine
Le contrôle porte sur la présence, la lisibilité et la date des pièces, jamais sur ce qu’elles disent du candidat. Aucun candidat n’est noté ni classé : le choix du locataire, et sa présentation au propriétaire, restent au gérant.
Résultat
Le gérant compare des dossiers complets ; les relances de pièces se font sans lui, et chaque candidat sait où en est sa candidature.

Le détail des 5 étapes

Les pièces sont réceptionnées. Formulaire de candidature et pièces jointes arrivent par e-⁠mail ou par le formulaire en ligne, rattachés au logement concerné.
L’IA vérifie la présence des pièces. Extrait des poursuites, fiches de salaire, pièce d’identité ou permis de séjour, attestation d’assurance RC : chaque pièce exigée par votre régie est cherchée.
Les dates et les noms sont contrôlés. Un extrait des poursuites plus ancien que votre limite est signalé, tout comme une pièce au nom d’une personne absente de la candidature.
Le candidat reçoit la liste des manques. Un e-⁠mail lui indique précisément ce qui manque, avec un lien pour compléter ; le dossier reste en attente jusque-là.
Le gérant reçoit un dossier complet. Pièces renommées, fiche récapitulative et statut « complet » : le dossier rejoint la liste des candidatures du logement.

E-⁠mails de locataires : l’urgence repérée, la réponse préparée

Départ
Un locataire écrit à la régie
outil : E-⁠mail
Le message est lu à son arrivée
outil : IA
L’urgence est évaluée selon vos règles
outil : Notification
Le bon interlocuteur est prévenu
outil : IA
Les demandes sensibles sont isolées
outil : E-⁠mail
Un brouillon attend le gérant
Validation humaine
Le gérant relit chaque réponse avant l’envoi. Une résiliation reçue par e-⁠mail n’est jamais confirmée automatiquement : pour un logement, elle doit être écrite et signée (art. 266l CO), ce que vérifie une personne de la régie.
Résultat
Une fuite passe avant les questions de décompte, et le gérant commence sa journée par une boîte déjà triée.

Le détail des 5 étapes

Le message est lu à son arrivée. Le locataire, l’immeuble et l’objet de l’e-⁠mail sont identifiés, photos jointes comprises.
L’urgence est évaluée selon vos règles. Fuite, chauffage en panne en hiver, porte d’entrée bloquée : priorité haute ; question sur le décompte de frais accessoires : traitement normal.
Le bon interlocuteur est prévenu. Une urgence part au gérant de l’immeuble et, si vous le prévoyez, au concierge ou à l’entreprise de piquet.
Les demandes sensibles sont isolées. Résiliation de bail, contestation de loyer, conflit de voisinage : le gérant reçoit le message signalé, sans réponse préparée.
Un brouillon attend le gérant. Pour les questions courantes, la réponse est rédigée à partir de vos modèles et du dossier du locataire.

Validation humaine

Ce qui reste entre les mains du gérant

Tout ce qui engage la régie envers un propriétaire, un locataire ou un acheteur.

Le choix du locataire.
Toute réponse à une résiliation, une contestation de loyer ou un litige.
Les modèles d’e-⁠mails, avant leur mise en service.
Demandes hors grille : offre chiffrée, budget décalé, prospect déjà suivi.
La durée de conservation des dossiers non retenus.

Confidentialité · Vos outils

Données des candidats et des locataires

Un dossier de candidature contient un extrait des poursuites, des fiches de salaire et une pièce d’identité : des informations qu’une personne ne donne que pour obtenir un logement. L’automatisation en traite le moins possible, et seulement pour cet usage.

Seules les pièces que votre régie exige déjà sont demandées.
Dossiers non retenus supprimés automatiquement, au terme du délai fixé.
Workflows hébergeables en Suisse, lieux de traitement connus d’avance.
Extraits des poursuites et pièces d’identité réservables à un modèle local.

Vos outils

Autour de votre logiciel de gérance

Outlook ou Gmail
E-⁠mails des portails immobiliers
Formulaires du site
Pipedrive ou HubSpot
Logiciel de gérance, par API ou export
SharePoint, OneDrive ou Google Drive

Des exemples, à confirmer pour votre régie. Les logiciels de gérance n’offrent pas tous une API ; sans elle, on passe par des exports ou par la messagerie, ce que nous vérifions sur votre version.

Calculateur

Ce que coûte le tri des demandes dans votre régie

Les curseurs partent d’un exemple type pour ce métier, pas d’une moyenne du secteur. Remplacez chaque valeur par la vôtre.

Employés concernés

Les personnes qui passent une partie de leur semaine sur de l’administratif : saisie, tri d’e-⁠mails, relances, classement. De 1 à 250.

Heures administratives par semaine

Par personne, en moyenne. Comptez le temps passé à recopier, chercher, relancer et classer, pas le travail de conseil, de vente ou d’atelier. De 1 à 40 h.

Coût horaire moyen (CHF)

Le coût chargé, pas le salaire brut : charges sociales, vacances et poste de travail compris. De CHF 30 à 200.

Types de tâches répétitives

Combien de tâches différentes reviennent sous la même forme ? Saisir des factures, relancer des paiements, mettre à jour le CRM, répondre aux mêmes questions : chacune compte pour une. De 1 à 10.

Questions fréquentes

Questions de régies et d’agences

L’IA peut-⁠elle choisir le meilleur candidat ?

Non, et nous ne le proposons pas. Elle vérifie que les pièces demandées sont présentes, lisibles et à jour. Le choix d’un locataire engage la régie envers le propriétaire et repose sur des éléments que seul le gérant peut apprécier.

Nos demandes arrivent surtout par les portails immobiliers. Est-ce que cela fonctionne ?

Les portails transmettent en général les demandes par e-⁠mail, dans un format répétitif, ce qui les rend faciles à lire automatiquement. La liste exacte de vos sources, et la façon de les capter, est établie pendant l’audit.

Pouvons-⁠nous commencer par la location seulement ?

Oui. Chaque workflow peut être mis en place séparément, par exemple les demandes de visite, et les suivants s’ajoutent sur la même base : mêmes accès, mêmes règles de validation. La vente peut venir plus tard, ou pas du tout.

Et les locataires qui écrivent en allemand ou en anglais ?

Leurs messages sont lus comme les autres, et la réponse est préparée dans leur langue, avec une version française pour le gérant qui relit. C’est le rôle de notre agent multilingue, qui peut s’ajouter aux workflows de la régie.

Faut-⁠il changer de logiciel de gérance ?

Non. Les workflows se placent autour de lui : ils lisent ce qu’il permet de lire, par API ou par export, et déposent le reste dans la messagerie ou le stockage de documents. Si votre logiciel ne se prête pas à une étape, nous vous le disons pendant l’audit.

Correspondances

Autour de l’automatisation pour régies

Autres secteurs

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En Suisse romande

Prochaine étape

Montrez-⁠nous votre boîte de réception un lundi matin.

Nous regardons avec vous d’où viennent les demandes, lesquelles se ressemblent et lesquelles exigent un gérant. Les premières se prêtent à un workflow ; les secondes lui arrivent préparées, jamais tranchées.

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