Protection des données
Quand un agent IA lit les e-mails de vos clients, vous devez savoir où le texte est traité, par qui et pour combien de temps. Nous vous le disons par écrit avant le projet ; cette page résume aussi ce que la loi suisse sur la protection des données attend de vous.
Votre workflow
Fournisseur de l’API, Souvent hors de Suisse
Serveur hébergé, Emplacement convenu, par exemple en Suisse
Votre matériel, Dans vos locaux
Principes
Chacune traduit un article de la nLPD en pratique de travail.
Pour classer une demande de visite, le modèle d’IA ne reçoit que le message du prospect. Le workflow, lui, n’ouvre que les boîtes e-mail et les dossiers nécessaires, dans la mesure où votre logiciel permet de restreindre l’accès. La loi parle de proportionnalité (art. 6 al. 2) et de protection dès la conception (art. 7).
Emplacement, prestataire et durée de conservation sont consignés avant la première connexion à vos outils. Votre registre et votre déclaration de confidentialité s’appuient sur ces informations (art. 12 et 19).
Changer d’hébergeur ou de fournisseur de modèle en cours de route demande votre accord préalable, comme la loi l’exige d’un sous-traitant (art. 9 al. 3 nLPD).
Nous ne les réutilisons ni pour un autre client ni pour une démonstration : la finalité reste celle que vous avez fixée (art. 6 al. 3). Nous n’entraînons aucun modèle avec elles, et nous retenons des offres d’API dont les conditions excluent cet usage.
Flux de données
Un projet d’automatisation fait circuler vos données entre plusieurs composants. Pour chacun : ce qui y passe et où c’est traité. Les emplacements indiqués sont des options ; celle de votre projet est fixée par écrit avant le démarrage.
| Composant | Ce qui est traité | Où |
|---|---|---|
| Un projet d’automatisation type | ||
| Workflows n8n | Le contenu qui transite pendant une exécution : un e-mail, une pièce jointe, les champs d’une fiche client. L’instance garde aussi un journal de chaque exécution. | Au choix : un serveur en Suisse, votre propre infrastructure ou un autre emplacement que vous validez. Le journal s’efface au terme d’une durée convenue. |
| Stockage de documents | Les documents qu’un agent doit pouvoir consulter, leur index de recherche, les pièces en attente de validation. | Documents : là où ils sont aujourd’hui, par exemple un serveur de fichiers, SharePoint ou Google Drive. Index de recherche et pièces en attente : au même emplacement que les workflows. Durée de conservation fixée par type de document. |
| Modèle d’IA | Le contenu à lire ou à rédiger, et seulement lui : le corps d’un e-mail, une facture scannée, une clause de contrat. | Selon l’option retenue : chez un fournisseur d’API (pays indiqué dans l’offre, souvent hors de Suisse), sur un serveur dont vous fixez l’emplacement, ou sur votre propre matériel. |
| Messagerie | Les e-mails entrants que le workflow peut lire et les brouillons qu’il prépare. | Chez votre fournisseur actuel, par exemple Microsoft 365, Google Workspace ou Infomaniak. Nous ne déplaçons pas votre messagerie : le workflow y accède avec des droits aussi restreints que votre fournisseur le permet, par exemple à une seule boîte partagée ou à un dossier. |
| Ce site, neuronia.chD’après la politique de confidentialité | ||
| Site neuronia.ch | Adresse IP, date et heure, page demandée, navigateur et système d’exploitation, enregistrées par l’hébergeur dans ses journaux serveur, et par Supabase lors de l’envoi du formulaire. | Infomaniak Network SA, Rue Eugène-Marziano 25, 1227 Les Acacias (GE), Suisse. |
| Formulaire du site | Nom, entreprise, adresse e-mail, téléphone (facultatif), secteur d’activité, taille de l’entreprise, message, votre accord à être recontacté, ainsi que la page depuis laquelle vous écrivez et le temps de remplissage (pour écarter les envois automatisés). Votre adresse IP sert uniquement à limiter le nombre d’envois du formulaire. | Supabase Inc. (États-Unis), prestataire d’infrastructure cloud. Le contenu du formulaire y transite, et une copie y est conservée pour qu’aucune demande ne se perde. Resend (États-Unis). Votre demande nous est transmise par e-mail via ce service. |
| Réservation d’un audit | Nom, adresse e-mail, créneau choisi et, si vous en ajoutez une, votre note. | Cal.com, par son instance européenne cal.eu (Union européenne). |
| Mesure d’audience | Pages consultées, durée de visite, type d’appareil, interactions avec le site (clic sur un bouton, champ du calculateur modifié), ainsi que le secteur et la taille d’entreprise choisis dans le formulaire, sans vos coordonnées. L’adresse IP est anonymisée. | Google Analytics 4, Google (États-Unis), sur la base du Swiss-U.S. Data Privacy Framework, avec adresse IP anonymisée. |
| Les informations que vous choisissez de nous transmettre. | WhatsApp (groupe Meta, Irlande et États-Unis) est responsable de ses propres traitements. Les messages sont chiffrés de bout en bout ; les métadonnées sont traitées selon ses conditions. | |
Les quatre premières lignes décrivent un projet type ; les suivantes, ce site. Pour votre projet, un document nomme chaque prestataire, son pays et les durées de conservation.
Voir aussi
Modèle d’IA
Le modèle est le composant qui lit le contenu de vos documents. Son emplacement détermine, le plus souvent, si des données quittent la Suisse et quelles obligations s’appliquent. Qualité, coût et matériel de chaque option : voir la page Technologie.
Votre workflow → Fournisseur de l’API : Un sous-traitant de plus, Souvent hors de Suisse
Le fournisseur du modèle devient un sous-traitant de plus : il reçoit le texte, le traite et renvoie la réponse. Le traitement a souvent lieu dans l’UE ou aux États-Unis ; c’est alors une communication à l’étranger (art. 16), à inscrire dans votre registre et votre déclaration de confidentialité. Nous retenons un service dont les conditions excluent l’entraînement sur vos contenus ; ces conditions vous sont remises avec notre offre.
Convient à
Textes courants, y compris avec des données personnelles ordinaires si le transfert est documenté : demandes de devis, questions fréquentes, e-mails commerciaux, traductions.
Votre workflow → Serveur hébergé : Seul l’hébergeur s’ajoute, Emplacement convenu, par exemple en Suisse
Seul l’hébergeur du serveur s’ajoute comme sous-traitant pour cette étape ; aucun éditeur de modèle ne reçoit le texte. Si le serveur est en Suisse, cette étape n’implique aucune communication à l’étranger. L’hébergeur figure parmi les destinataires inscrits dans votre registre.
Convient à
Données personnelles que vous préférez garder en Suisse : dossiers de mandants, fiches de locataires, historique d’un client de garage.
Votre workflow → Votre matériel : Aucun fournisseur de modèle ni hébergeur, Dans vos locaux
Ni fournisseur de modèle ni hébergeur ne reçoit le texte : pas de communication à l’étranger à documenter pour cette étape. Si nous intervenons sur le serveur pour la maintenance, nous agissons comme votre sous-traitant. En contrepartie, le matériel et son entretien sont à votre charge.
Convient à
Dossiers soumis au secret professionnel, données de santé, informations que vous ne voulez confier à aucun tiers.
Cadre légal
Depuis le 1er septembre 2023, la nouvelle loi sur la protection des données (nLPD) s’applique aux PME comme aux grands groupes. Pour les données de vos clients, vous êtes le responsable du traitement ; quand nous hébergeons, exploitons ou testons vos automatisations avec vos données, nous agissons comme sous-traitant. Les obligations qu’un projet d’automatisation touche le plus souvent :
À lire avant tout
Résumé établi en septembre 2026 d’après la loi fédérale sur la protection des données (LPD, dite nLPD, RS 235.1) et son ordonnance (OPDo, RS 235.11). Il ne constitue pas un avis juridique : pour votre situation, adressez-vous à votre conseil juridique.
Le traitement doit se limiter au nécessaire dès sa conception, et des mesures techniques et organisationnelles doivent assurer une sécurité adaptée au risque, chez vous comme chez le sous-traitant. Vous devez vérifier qu’un prestataire est en mesure d’assurer cette sécurité (art. 9 al. 2). Nos pratiques : page Technologie.
Confier un traitement à un prestataire suppose un contrat, et le prestataire ne peut faire que ce que vous seriez en droit de faire vous-même. Il ne peut confier le traitement à un tiers (hébergeur, fournisseur de modèle) qu’avec votre autorisation préalable. La sous-traitance est exclue si une obligation de garder le secret l’interdit : pour une étude d’avocats ou un cabinet médical, la question se règle avec votre conseil.
Le registre décrit notamment, pour chaque traitement, sa finalité, les catégories de personnes, de données et de destinataires ainsi que les États étrangers concernés. Une entreprise de moins de 250 collaborateurs en est dispensée, sauf si elle traite des données sensibles à grande échelle ou pratique un profilage à risque élevé (art. 24 de l’ordonnance sur la protection des données, OPDo). Que vous en soyez dispensé ou non, un workflow qui lit les e-mails de vos clients est un traitement à décrire.
Des données peuvent partir vers un État dont le Conseil fédéral a reconnu le niveau de protection adéquat : c’est le cas des États de l’UE et de l’EEE ainsi que, depuis le 15 septembre 2024, des entreprises américaines certifiées selon le Swiss-U.S. Data Privacy Framework. Sinon, un niveau de protection approprié doit être assuré autrement, par exemple par des clauses types reconnues par le Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence (PFPDT, art. 16 al. 2 let. d), ou l’une des dérogations limitées de l’art. 17.
Vos clients doivent savoir qui est responsable du traitement, dans quel but il a lieu et, le cas échéant, à quels destinataires leurs données sont communiquées. Si un fournisseur de modèle établi à l’étranger reçoit le texte de leurs e-mails, votre déclaration de confidentialité doit nommer l’État concerné et, s’il y a lieu, les garanties prévues (art. 16 al. 2).
Une décision prise exclusivement par un traitement automatisé, qui a des effets juridiques pour une personne ou l’affecte de manière significative, doit lui être signalée. Elle peut alors faire valoir son point de vue et demander qu’une personne physique revoie la décision. Refuser un dossier de location sans relecture peut entrer dans ce cas. Dans nos workflows, ce type de décision est préparé, puis pris par un membre de votre équipe.
Si un traitement est susceptible d’entraîner un risque élevé pour la personnalité ou les droits fondamentaux des personnes concernées, une analyse d’impact doit précéder sa mise en place. La loi cite le traitement de données sensibles à grande échelle ; le recours à une nouvelle technologie, comme un agent IA, entre dans l’appréciation. Si un risque élevé subsiste malgré les mesures prévues, le PFPDT doit être consulté au préalable (art. 23).
Voir aussi
Documentation
Des documents de travail pour vos obligations ; aucun certificat.
Où chaque donnée est traitée, à chaque étape du workflow.
Les prestataires, leur pays et le mécanisme de transfert prévu.
Le modèle d’IA retenu pour chaque tâche, et pourquoi.
Les durées de conservation : pièces jointes, textes intermédiaires, journaux.
La liste des accès techniques ouverts chez vous et leur périmètre.
De quoi compléter votre registre (art. 12) et votre déclaration de confidentialité (art. 19).
Questions fréquentes
Oui, avec l’architecture qui le permet : workflows hébergés en Suisse et modèle open source sur un serveur suisse, ou modèle installé dans vos locaux. Avec un modèle utilisé par API, le traitement a souvent lieu à l’étranger. Votre messagerie et vos documents restent chez leur fournisseur actuel : s’il les héberge hors de Suisse, cette partie du trajet se trouve déjà à l’étranger, et nous n’y changeons rien. Dans tous les cas, l’offre indique l’emplacement de chaque composant.
Pas à lui seul. La conformité s’apprécie traitement par traitement : quelles données, pour quelle finalité, chez quel prestataire, dans quel pays, avec quelle information aux personnes concernées. Le même modèle peut convenir à une tâche et poser problème pour une autre. La nLPD prévoit une certification volontaire (art. 13) ; nous n’en revendiquons aucune. Nous documentons chaque traitement que nous mettons en place, pour que vous puissiez le justifier.
Le risque est discret : un e-mail de client collé dans un compte personnel, sans contrat de sous-traitance avec le fournisseur ni information au client, et sans aucune trace chez vous. Plutôt que d’interdire, vous pouvez faire passer ces usages par un circuit documenté : une offre professionnelle ou un modèle hébergé, limité aux données nécessaires et journalisé. L’audit permet d’en dresser un premier inventaire.
En pratique, oui. La nLPD ne contient pas d’article propre à l’IA, mais le PFPDT a rappelé (communication du 9 novembre 2023) qu’elle s’applique directement aux traitements fondés sur l’IA et que chacun doit pouvoir savoir s’il échange avec une machine. Votre déclaration de confidentialité doit indiquer les destinataires, ou leurs catégories, et les pays concernés (art. 19). Si une réponse part sans relecture, dites au client qu’un agent l’a rédigée.
L’art. 321 du Code pénal et, pour l’avocat, l’art. 13 LLCA s’ajoutent à la nLPD ; la sous-traitance n’est admise que si le secret ne l’interdit pas (art. 9 al. 1 let. b nLPD). Une installation sur site évite de confier le texte à un fournisseur de modèle ou à un hébergeur. Reste notre propre intervention, pour la mise en place et la maintenance : c’est à vous de juger si elle est compatible avec votre secret, avec l’appui de votre conseil, de votre ordre ou de votre association professionnelle.
Nous vous annonçons l’incident dans les meilleurs délais, comme la loi l’exige d’un sous-traitant (art. 24 al. 3). Il vous revient ensuite de l’annoncer au PFPDT si la violation entraîne vraisemblablement un risque élevé pour les personnes concernées (art. 24 al. 1), et parfois de les informer (art. 24 al. 4). Le journal d’exécution aide à établir quelles données ont été touchées.
Prochaine étape
Pendant l’audit, nous prenons un processus réel, par exemple les factures fournisseurs reçues par e-mail, et nous esquissons avec vous le trajet de ses données. Vous choisissez ensuite l’option de modèle.
