Agent e-mails
L’agent IA qui trie vos e-mails avant vous
Dès qu’un e-mail arrive, l’agent le classe par sujet et par urgence, puis retrouve le client concerné. Sa réponse vous attend en brouillon, par exemple dans Outlook ou Gmail.
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Scénario illustratif
Plus d’eau chaude dans l’immeuble
Une entreprise de chauffage-sanitaire reçoit ce message sur sa boîte info@, à 16 h 40. L’agent a préparé la suite dans la foulée.
Ce qui arrive
- De
- Sandra Keller, concierge
- Objet
- Urgent : plus d’eau chaude, immeuble ch. des Vignes 12
Bonjour,
Depuis ce matin, plus d’eau chaude dans tout l’immeuble. Le boiler de la chaufferie affiche le code E4. Plusieurs locataires m’ont appelée, dont une dame âgée au 3e. Pouvez-vous passer aujourd’hui ? Je suis joignable au 079 000 00 00.
Meilleures salutations
Sandra Keller, concierge
Ce que l’agent prépare
Ce que l’agent a préparé
- Catégorie
- Dépannage
- Urgence
- Haute. Immeuble entier sans eau chaude, personne vulnérable mentionnée
- Client
- Gérance de l’immeuble retrouvée dans le CRM, contrat d’entretien actif
- Informations extraites
- Adresse, code erreur E4, contact sur place, téléphone
- Action
- Technicien de piquet prévenu sur Teams avec le résumé
Brouillon
Le brouillon attend dans Outlook. Le jour et l’heure de passage restent vides : seul votre planning les connaît.
Le problème
La boîte info@ n’appartient à personne
La boîte partagée reçoit tout : demandes d’offre, pannes, factures fournisseurs, confirmations automatiques, publicité. Chacun l’ouvre, personne n’en est responsable. Le tri se fait à la main, souvent en début de journée, et un message urgent peut rester non lu entre deux newsletters. Les réponses sont réécrites chaque fois, et chacun y met sa formule.
Ce qu’on observe
- Le tri du matin, avant de pouvoir commencer le vrai travail
- Un e-mail urgent découvert le lendemain
- Deux collègues qui répondent au même client, ou aucun
- Les mêmes explications retapées pour la énième fois
Étape par étape
Tri automatique des e-mails : ce que fait l’agent
Cinq opérations, dans l’ordre où un collaborateur attentif les ferait. L’agent les enchaîne pour chaque message, un par un.
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Chaque e-mail est lu à son arrivée
L’agent surveille la boîte partagée et les adresses que vous choisissez. Il lit le message, ses pièces jointes et le fil de discussion, pour ne pas traiter une relance comme une nouvelle demande.
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Sujet et urgence, selon vos règles
Les catégories sont les vôtres : dépannage, demande d’offre, facture, rendez-vous, réclamation. L’urgence aussi, qu’elle tienne à un mot précis, à un client sous contrat d’entretien ou à une échéance proche. Un message que l’agent ne sait pas classer va dans « À trier ».
Retrouver
Le contexte avant la réponse
Client existant, fournisseur ou inconnu ? L’agent consulte votre CRM ou votre fichier clients, les derniers échanges, une offre en cours. Sans ce contexte, un brouillon reste générique.
Rédiger
Un brouillon là où vous répondez déjà
Le brouillon est déposé dans votre messagerie, en réponse au bon fil. Il reprend vos formules et vos règles : vouvoiement, signature, ce qu’on ne promet jamais dans un e-mail. Ce que l’agent ne peut pas savoir, comme une heure de passage, reste entre crochets.
Aiguiller
La bonne personne est prévenue
Un dépannage urgent déclenche un message au technicien de piquet, une facture part vers la comptabilité, une newsletter est archivée sans bruit. Les pièces jointes utiles sont enregistrées dans le dossier du client.
Validation humaine
Vous réglez l’autonomie, catégorie par catégorie
Chaque catégorie démarre en mode suggestion. Elle ne passe au niveau suivant que sur votre décision.
Suggestion
L’agent classe et prépare des brouillons, sans rien déplacer ni envoyer. Votre équipe voit ce qu’il aurait fait et juge sur pièces.
Validation
Les brouillons attendent dans la messagerie. Une personne relit, corrige si besoin et envoie. Ses corrections deviennent des exemples pour les brouillons suivants.
Autonomie supervisée
Pour les catégories que vous listez par écrit, et seulement celles-là : accusé de réception, confirmation d’un rendez-vous déjà fixé, envoi de vos conditions générales. Une copie de chaque envoi reste dans un dossier « Envoyé par l’agent ».
Garde-fou
Toujours chez vous
Une personne répond aux réclamations, aux litiges, aux demandes de prix hors barème et à tout ce qui engage l’entreprise. L’agent se contente de rassembler le dossier.
Mesure
Horodatages de la messagerie
Comment nous mesurons le résultat
Les indicateurs sont choisis avec vous et relevés avant le démarrage, pour comparer à ce qui se passait vraiment.
- Délai de première réponse
- lu dans les horodatages de la messagerie
- Temps de tri quotidien
- estimé par les personnes qui ouvrent la boîte
- Brouillons envoyés sans retouche
- l’indicateur du ton juste
- E-mails reclassés à la main
- une règle revue s’ils se répètent
- Messages urgents traités en retard
- suivis un par un, avec la cause
Outils connectés
Votre messagerie reste la même
- Messagerie
- Microsoft 365 / Outlook
- Google Workspace / Gmail
- Boîte IMAP, par exemple chez Infomaniak
- Clients et dossiers
- Pipedrive
- HubSpot
- Bexio (contacts)
- Fichier Excel partagé
- Alertes à l’équipe
- Microsoft Teams
- Slack
- Récapitulatif par e-mail
- Pièces jointes
- SharePoint / OneDrive
- Google Drive
- Serveur de fichiers
Note Ce sont des exemples. Pendant l’audit, nous vérifions comment nous connecter à vos outils : API quand elle existe, sinon IMAP ou export de fichiers.
Données et hébergement
Vos e-mails, où ils sont lus
Un e-mail contient souvent plus qu’on ne le pense : coordonnées, numéros de contrat, parfois une information de santé ou une situation financière. Le modèle d’IA est choisi en conséquence : API professionnelle pour les échanges courants, modèle open source ou installation sur vos serveurs si le contenu l’exige.
Vos e-mails restent stockés dans votre messagerie ; seul le contenu utile au traitement passe par le workflow et le modèle d’IA. Nous fixons avec vous ce que l’agent conserve et pendant combien de temps. Le workflow qui lit la boîte peut lui-même tourner sur un serveur en Suisse.
Où vos e-mails sont traitésCorrespondances
Les e-mails de votre métier
- Fiduciairesquestions de mandants
- Régies immobilièrese-mails de locataires
- Études d’avocatscourrier entrant rattaché au dossier
Les autres agents
- Agent e-mails Cette page
- Agent commercial
- Agent documentaire
- Agent multilingue
- Automatisation d’entreprise
Tarifs publiés
Questions fréquentes
Questions fréquentes sur l’agent e-mails
Pourquoi ne pas simplement utiliser ChatGPT ?
ChatGPT rédige bien, mais il ne voit ni votre boîte, ni votre CRM, ni l’historique du fil : chaque e-mail doit lui être apporté à la main, et chaque réponse rapportée. L’agent lit le message là où il arrive, retrouve le client, le classe et dépose le brouillon dans le bon fil.
L’agent répond-il à ma place le soir et le week-end ?
Il trie et prépare les brouillons dès que les messages arrivent, y compris le soir. L’envoi automatique n’existe que pour les catégories que vous avez autorisées, comme un accusé de réception. Le reste attend votre validation.
Comment l’agent apprend-il notre façon d’écrire ?
Aucun modèle n’est entraîné sur vos données. Nous paramétrons l’agent avec vos exemples : des réponses que vous jugez bonnes, vos formules habituelles, vos règles de forme. Vos corrections enrichissent cette sélection au fil du temps.
Mes clients sauront-ils qu’une IA a préparé la réponse ?
Les brouillons validés partent de votre adresse. Pour les envois automatiques, le PFPDT attend de la transparence quand on échange avec une machine : une mention dans la signature est l’option la plus simple.
Que se passe-t-il quand l’agent se trompe de catégorie ?
Vous déplacez l’e-mail, comme aujourd’hui. La correction est enregistrée et, si le même type d’erreur revient, nous ajustons la règle. Un message ambigu va dans « À trier » : il n’est pas archivé automatiquement.
Prochaine étape
Décrivez-nous une semaine de votre boîte de réception.
Types de messages, volumes, qui répond : en 30 minutes, nous vous disons quelles catégories l’agent peut prendre en charge.