IA pour fiduciaires

Automatisation pour fiduciaires : moins de tri, plus de conseil

Dans une fiduciaire romande, la facture qu’un mandant transfère est lue par l’IA, rangée dans son dossier et préparée comme écriture en attente dans le logiciel comptable. Vos collaborateurs valident, puis consacrent leur temps au conseil.

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Le quotidien

Ce qui occupe une fiduciaire avant le conseil

Aucune de ces tâches ne demande un brevet fédéral. Elles occupent pourtant ceux qui en ont un.

Des pièces qui arrivent par tous les canaux
Ce que ça coûte en attention : E-⁠mail, photo de ticket sur WhatsApp, courrier scanné, lien de téléchargement, carton de classeurs en fin d’année. Chaque pièce doit être renommée, rattachée à un mandant et à une période.
La saisie de ce qui est déjà écrit
Ce que ça coûte en attention : Fournisseur, montant, TVA, échéance, référence QR : tout figure sur la facture. Un collaborateur le retape quand même, pièce après pièce.
Les relances avant chaque échéance
Ce que ça coûte en attention : Décompte TVA, bouclement, déclaration d’impôt : il faut lister ce qui manque, écrire au mandant, relancer, puis recouper ce qui est finalement arrivé.
Les mêmes questions, en plein bouclement
Ce que ça coûte en attention : « Avez-⁠vous reçu mes relevés ? », « Quand tombe mon prochain acompte ? » Chaque question est simple. Chacune interrompt quelqu’un qui était concentré sur autre chose.

Scénarios types

Trois workflows d’automatisation pour fiduciaires

Chaque workflow est décrit tel qu’il tournerait chez vous, avec le moment où un collaborateur intervient. Ce sont des scénarios types : le vôtre se dessine pendant l’audit, à partir de vos mandants et de vos logiciels.

De la facture fournisseur à l’écriture en attente de validation

Départ
Un mandant transmet une facture fournisseur par e-⁠mail
ExempleE-⁠mailReçu
De
l.pittet@menuiserie-exemple.ch
Objet
TR: Facture Quincaillerie Exemple n° 7741
PJ
Facture_7741.pdf
Bonjour,
Ci-joint la facture de la quincaillerie pour les ferrures du chantier de Prilly.
Bonne journée,
Luc Pittet, Menuiserie Exemple Sàrl
outil : E-⁠mail
La facture arrive dans la boîte dédiée
Elle parvient à l’adresse de réception de la fiduciaire, en PDF ou en photo ; l’adresse d’envoi suffit à désigner le mandant.
outil : IA
L’IA relève et recoupe les montants
Fournisseur, date, montants par taux de TVA, échéance et référence QR sont relevés ; un total qui ne colle pas aux lignes, ou un IBAN différent de celui connu pour ce fournisseur, est signalé.
outil : Documents
La pièce est classée
Le PDF prend le nom prévu par votre plan de classement et rejoint l’exercice concerné ; une pièce déjà reçue par un autre canal est écartée comme doublon.
outil : Comptabilité
L’écriture attend dans votre logiciel
Compte de charge et code TVA sont proposés d’après les écritures précédentes de ce fournisseur ; l’écriture est déposée en attente dans votre logiciel comptable, sans être comptabilisée.
outil : Notification
Seules les exceptions remontent
Nouveau fournisseur, montant inhabituel pour ce mandant, pièce illisible : le cas arrive chez le collaborateur avec la règle qui l’a arrêté.
Validation humaine
Le collaborateur en charge du mandant valide les écritures en attente, une par une ou par lot selon votre règle. Les pièces signalées attendent sa décision.
Résultat
Aucun montant n’est retapé, et le dossier est à jour quand le bouclement commence.
ExempleFicheValidation humaine : À valider
Écriture en attente · Menuiserie Exemple
Fournisseur
Quincaillerie Exemple SA
Pièce
Facture 7741 · 24.09.2026
Compte
Nouvelle valeur : 4000 · Charges de matériel
TVA
Nouvelle valeur : Impôt préalable 8,1 % · CHF 36.45
Total TTC
CHF 486.45
Échéance
24.10.2026
Compte et code TVA repris des factures précédentes de ce fournisseur. Rien n’est comptabilisé avant la validation.

Autres scénarios du secteur

Relancer les pièces manquantes avant le décompte TVA

Départ
Une échéance de décompte TVA ou de bouclement approche
outil : Banque
Le relevé bancaire est lu
outil : IA
Chaque mouvement cherche sa pièce
outil : Comptabilité
La liste des manques est établie
outil : E-⁠mail
Le mandant reçoit une demande précise
outil : Agenda
Les rappels suivent votre calendrier
Validation humaine
Le collaborateur relit la liste avant le premier envoi : un virement entre deux comptes du mandant, par exemple, n’appelle aucune pièce. C’est aussi lui qui juge quand un appel vaut mieux qu’un rappel écrit.
Résultat
Le mandant reçoit une liste qu’il peut traiter en une fois, et la fiduciaire voit où en est chaque dossier sans tenir de tableau à côté.

Le détail des 5 étapes

Le relevé bancaire est lu. Le relevé du mandant, reçu en fichier camt.053 ou en PDF, est parcouru mouvement par mouvement.
Chaque mouvement cherche sa pièce. Débits et crédits sont rapprochés des justificatifs déjà classés, par montant, date et contrepartie.
La liste des manques est établie. Les mouvements sans pièce sont listés avec leur date, leur montant et le libellé bancaire, pour que le mandant sache exactement quoi chercher.
Le mandant reçoit une demande précise. Un e-⁠mail lui présente la liste et un lien de dépôt ; chaque pièce reçue est rapprochée et retirée de la liste.
Les rappels suivent votre calendrier. Sans réponse, un rappel part aux dates que vous avez fixées, avec la liste à jour ; au-delà, le collaborateur est prévenu.

Répondre aux questions récurrentes des mandants avec vos propres notes

Départ
Un mandant pose une question par e-⁠mail
outil : IA
La question est reconnue
outil : Documents
L’état du dossier est vérifié
outil : IA
La réponse s’appuie sur vos notes
outil : E-⁠mail
Le brouillon attend dans la messagerie
outil : Notification
Les questions de conseil sont transmises
Validation humaine
Chaque brouillon est relu avant l’envoi. Seules les confirmations factuelles que vous jugez anodines, comme l’accusé de réception d’une pièce, peuvent partir seules, et seulement si vous l’autorisez.
Résultat
Les « avez-⁠vous bien reçu ? » se règlent en relisant des brouillons par lot, à l’heure choisie par le collaborateur, pas au milieu d’un bouclement.

Le détail des 5 étapes

La question est reconnue. Une question d’organisation (pièce reçue, échéance, état du dossier) est distinguée d’une question qui appelle un conseil.
L’état du dossier est vérifié. Pour « Avez-⁠vous reçu mes relevés de mars ? », la réponse vient du dossier réel, pas d’une formule toute faite.
La réponse s’appuie sur vos notes. La réponse est construite à partir de vos échéances, procédures et réponses types validées, et cite ces sources au collaborateur.
Le brouillon attend dans la messagerie. Il répond dans le fil du mandant, dans sa langue, avec la signature du collaborateur en charge.
Les questions de conseil sont transmises. Déduction, choix fiscal, changement de forme juridique : le message est marqué pour le collaborateur, sans brouillon de réponse.

Validation humaine

Ce que vos collaborateurs valident

Chaque écriture passe par un collaborateur avant d’être comptabilisée.

Les pièces signalées : IBAN changé, doublon possible, pièce illisible.
La liste des pièces manquantes, avant le premier envoi au mandant.
Les nouveaux fournisseurs et les montants qui sortent de l’habitude.
Toute question de conseil fiscal ou comptable, signalée sans réponse.
Le décompte TVA : rien n’est déposé auprès de l’AFC.

Confidentialité · Vos outils

Confidentialité des données de vos mandants

Relevés bancaires, salaires, déclarations d’impôt : vos mandants ne confient ces informations qu’à vous. Avant le premier workflow, nous vous remettons la liste des composants, de ce que chacun voit et de l’endroit où il tourne, pour que vous puissiez en répondre devant eux.

Les workflows peuvent tourner chez un hébergeur suisse.
Au choix : salaires sur un modèle installé chez vous, factures par API.
Traitement hors de Suisse : annoncé avant, et soumis à votre accord.
Accès limités aux boîtes et aux dossiers utiles au workflow.
Nous n’entraînons aucun modèle sur les dossiers de vos mandants.
Par API, seulement des offres dont les conditions excluent l’entraînement.

Vos outils

Avec vos logiciels comptables actuels

Bexio
Abacus
Crésus
Winbiz
Banana
Outlook ou Gmail
SharePoint, OneDrive ou Google Drive

Logiciels cités à titre d’exemple. Un logiciel installé sur un poste ne se relie pas comme un logiciel en ligne : selon le vôtre et sa version, l’écriture arrive par API ou par fichier d’import, ce que nous vérifions à l’audit.

Calculateur

Ce que coûte la saisie dans votre fiduciaire

Les curseurs partent d’un exemple type pour ce métier, pas d’une moyenne du secteur. Remplacez chaque valeur par la vôtre.

Employés concernés

Les personnes qui passent une partie de leur semaine sur de l’administratif : saisie, tri d’e-⁠mails, relances, classement. De 1 à 250.

Heures administratives par semaine

Par personne, en moyenne. Comptez le temps passé à recopier, chercher, relancer et classer, pas le travail de conseil, de vente ou d’atelier. De 1 à 40 h.

Coût horaire moyen (CHF)

Le coût chargé, pas le salaire brut : charges sociales, vacances et poste de travail compris. De CHF 30 à 200.

Types de tâches répétitives

Combien de tâches différentes reviennent sous la même forme ? Saisir des factures, relancer des paiements, mettre à jour le CRM, répondre aux mêmes questions : chacune compte pour une. De 1 à 10.

Questions fréquentes

Questions de fiduciaires

L’IA peut-⁠elle comptabiliser directement dans notre logiciel ?

Techniquement, c’est parfois possible. Nous le déconseillons au départ : le workflow dépose des écritures en attente et un collaborateur les valide. Si, après une période de suivi, certaines pièces s’avèrent systématiquement correctes, par exemple un abonnement au même montant chaque mois, vous pouvez décider de les laisser passer.

Nos mandants envoient des photos de tickets froissés. Est-ce exploitable ?

Souvent, si le montant et la date sont lisibles. Quand ils ne le sont pas, la pièce n’est pas devinée : elle est signalée comme illisible, et le mandant peut être invité à en renvoyer une meilleure image.

Faut-⁠il que nos mandants changent leurs habitudes ?

Le moins possible. Ils continuent d’envoyer leurs pièces par e-⁠mail ; une adresse de réception dédiée simplifie le tri, sans être obligatoire. Les relances leur arrivent sous forme de liste précise.

Les salaires peuvent-⁠ils passer par le même circuit ?

Les fiches et certificats de salaire contiennent des données plus sensibles que les factures fournisseurs. On peut commencer sans eux et les ajouter plus tard, ou les traiter avec un modèle installé sur vos serveurs. La décision se prend pendant l’audit, dossier par dossier.

Est-ce rentable pour une petite fiduciaire ?

Le calculateur donne un ordre de grandeur à partir de vos chiffres : collaborateurs concernés, heures de saisie et de tri, coût horaire. En face, l’installation démarre à CHF 3’000 et le forfait à CHF 300 par mois, sans engagement de durée.

Correspondances

Autour de l’automatisation pour fiduciaires

Autres secteurs

Pages liées

En Suisse romande

Prochaine étape

Suivons un mandant type, de l’e-⁠mail à l’écriture.

Pendant l’audit, vous choisissez un dossier représentatif et nous regardons ensemble le trajet de ses pièces. Vous voyez où l’automatisation intervient, et où un collaborateur valide.

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